¿Qué hace Kunas por ti?
Kunas sistematiza la integración con Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros - SIRE de migración Colombia. Debes tener una cuenta activa en SIRE, si aún no la tienes puedes solicitarla aquí: 🔗 Solicitar una cuenta en SIRE
Glosario:
Usuario / Cuenta SIRE: hace referencia a una persona (natural o jurídica) registrada en el Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros (SIRE) de Migración Colombia.
Código SIRE: Es el código de identificación único que el sistema le asigna a tu empresa o establecimiento para realizar dichos informes obligatorios.
No es lo mismo un usuario o cuenta SIRE que un código SIRE. La diferencia principal radica en su función: el código SIRE es el número de identificación de tu establecimiento (hotel, empresa o institución) ante la plataforma Migración Colombia, mientras que el usuario SIRE es la credencial personal de acceso (junto con la contraseña) que utiliza el encargado para ingresar al sistema
🔵 Paso 1: Enviar solicitud a soporte Kunas
Diligencia el siguiente formulario con la información necesaria para realizar la integración
Los ID de propiedad y alojamiento los encontrarás aquí:
Propiedad: Configuraciones > general > propiedad.
Alojamiento: Configuraciones > alojamientos > lápiz en el alojamiento de interés.
Si deseas automatizar el registro de la tarjeta de registro de alojamiento - TRA, consulta esta guía: ¿Cómo integrar y configurar la Tarjeta de Registro de Alojamiento - TRA?
🔵Paso 2: Captura los datos de tus huéspedes a través del Check-in online.
Una vez activada la Guest App en el módulo de integraciones (¿Cómo configurar y activar la Guest App?), a cada reserva se le enviará un mensaje automático (¿Como configurar los mensajes automáticos?) con el link para realizar el check-in online.
Para las reservas de Airbnb, Booking y Expedia se enviaran los mensajes programados al chat de la OTA, si tienes activa la función de mensajería unificada, consulta y solicita a soporte ayuda con esta funcionalidad. Para todos los demás canales de venta (Directo, Motor de reserva, VRBO, Despegar, entre otros) el mensaje llegará al correo del huésped.
También tendrás la posibilidad de copiarlo y enviarlo al WhatsApp del cliente.
¿Cómo se que mis huéspedes ya diligenciaron el check-in online?
Sabrás que tus huéspedes ya completaron su check-in online cuando frente a sus nombres aparezca un cuadrado en color verde (ver imagen a continuación).
Si deseas completar los datos de tu huésped en la recepción del hotel o portería del edificio a través de la reserva en Kunas, puedes hacerlo, pero el cuadrado verde NO estará disponible. Solo se activa al realizarlo a través de la Guest App / Check-in online.
🔵 Paso 3: Realiza el registro de tus huéspedes.
Recibirás un correo electrónico de parte de soporte Kunas informándote que la integración ya fue configurada y se encuentra lista para usar. Recolecta los datos de tus huéspedes a través del check-in online de KunasRevisa el funcionamiento de la integración enviado información de tus huéspedes.
Migración Colombia te pide reportar tus huéspedes en dos momentos: Cuando entrar a tu propiedad y cuando salen. Recolecta
1️⃣ Para registrar el ingreso / llegada de tu huésped (Check-in)
Sugerencia: Revisa los datos registrados por tus huéspedes que no tengan errores de redacción o incoherencias. Una vez presiones enviar TRA no tendrás segundas oportunidades para más registros.
Abre la reserva en Kunas y ubica en la esquina superior derecha los estados del huésped en la reserva y cambia a "Ha llegado" o "Llegado y pagado" cualquiera de los dos accionará el registro de la entrada.
2️⃣ Para registrar la salida de tu huésped (Check-out)
Abre la reserva en Kunas y ubica en la esquina superior derecha los estados del huésped en la reserva y cambia a "Ha salido" esto accionará el registro de la salida.
🔵 Paso 4: Consulta la información registrada en SIRE
Ingresa a la plataforma de SIRE AQUÍ , coloca tus credenciales y ve a la sección: consultar carga de información > tipo de reporte: Alojamiento y Hospedaje > selecciona la fecha inicial y final que deseas consultar > buscar.
Allí encontrarás los registros enviados. Puedes visualizar la información básica a través de la lupa o generar un PDF con el detalle de la información en el icono PDF.
Recomendaciones.
¡Importante! Te compartimos las siguientes recomendaciones para el correcto funcionamiento de tu integración:
Te sugerimos consultar los registros de tus huéspedes en SIRE periódicamente. La plataforma genera actualizaciones o tiene itinerancias que no son reportadas a nuestro PMS. Si encuentras inconsistencias o fallas reporta inmediatamente a soporte.
Solo puedes activar el envío de información UNA sola vez, una vez cambies el estado de la reserva por primera vez en “Ha llegado /Ha llegado - pago por adelantado y “HA salido” NO estará más disponible el envío de información
NO debes cambiar las contraseñas de Kunas ni de SIRE, esto puede generar fallas en el envío de tus registros. Solo si es estrictamente necesario realiza el cambio y notifica a [email protected]
Realiza envío de registros a TRA para asegurarte que está enviando la información. Si encuentras novedades informa a [email protected]
Preguntas frecuentes.
¿Kunas envía la información a SIRE de forma automática?
No. El envío de la información no es automático. Debes actualizar el estado de cada reserva en Kunas cuando el huésped realiza el check-in y cuando finaliza su estadía. Solo con este cambio de estado se genera el reporte correspondiente.
¿Puedo integrar un usuario SIRE por alojamiento?
No. Por cada propiedad puedes integrar únicamente una de las siguientes opciones:
Un usuario SIRE, o
Un código SIRE.
No es posible configurar ambas opciones simultáneamente para una misma propiedad.
¿Puedo integrar un código SIRE por alojamiento?
No. Por cada propiedad puedes integrar únicamente una de las siguientes opciones:
Un usuario SIRE, o
Un código SIRE.
No es posible configurar ambas opciones simultáneamente para una misma propiedad.
Si soy administrador de propiedades y gestiono distintos propietarios, ¿cómo debo reportar la información a SIRE?
En este caso, como administrador de propiedades, debes contar con un usuario SIRE como responsable del reporte de huéspedes extranjeros. Si administras apartamentos ubicados en diferentes direcciones, puedes crear distintos códigos SIRE según la ubicación geográfica y asociarlos dentro de una misma cuenta SIRE, centralizando así la gestión de los reportes.
Por otro lado, si administras varios alojamientos de diferentes propietarios que se encuentran en una misma ubicación geográfica, todos deben registrarse bajo un mismo código SIRE, siendo tú, como administrador, el responsable del reporte ante Migración Colombia.
¿Puedo enviar información después de la fecha?
Puedes enviar el registro de forma extemporánea pero no deberías hacerlo, el reporte tardío te podría acarrear sanciones de las cuales Kunas PMS no se hace responsable. En términos de funcionalidad de la integración, si aún no has cambiado los estados de la reserva, la información llegará pero quedará como si tu extranjero hubiese entrado el día que enviaste la información desde Kunas.
Si deseas que el reporte quede con fecha de ingreso real pero tardío deberás hacerlo directamente en Migración Colombia. Pero ten en cuenta que si cambias el estado del huésped en la reserva, esta información igual se enviará.
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