Hemos desarrollado un módulo de gastos que te permitirá registrar y consultar información de forma rápida y sencilla. Dentro de este módulo encontrarás dos submódulos: Gastos y Gastos recurrentes.
Utiliza el submódulo Gastos para registrar todos los egresos asociados a tu propiedad o alojamientos que se presentan periódicamente, pero con valores distintos cada mes, así como aquellos gastos variables u ocasionales.
Por su parte, el submódulo Gastos recurrentes está diseñado para los gastos fijos o aquellos que se repetirán durante un periodo de tiempo determinado con el mismo valor.
Paso 1. Activa el módulo de Gastos.
Ve a Configuración > todos los ajustes > Integraciones > Gastos / Expenses > clic para activar > aceptar. Si deseas activar el módulo en otras propiedades selecciónalas en la lista desplegables y guarda los cambios.
Paso 2. Crear un gasto.
Accede al módulo de Gastos desde el panel de control, selecciona el submódulo en el que deseas registrar tu primer gasto y haz clic en el botón + para comenzar.
Campos del formulario para Gastos:
🔸Nombre: Nombre con el que identificará el gasto.
🔸Tipo de monto: Aquí defines cómo se aplicará el gasto. La opción Por propiedad es de uso general y se recomienda cuando no necesitas filtrar la información por apartamento al generar el estado de cuenta. Las opciones Por alojamiento y Total son ideales cuando requieres segmentar los gastos por unidad.
Por propiedad (gasto general): El valor registrado se aplicará a toda la propiedad y solo será visible en el estado de cuenta sin utilizar filtros de alojamiento. Si administras una única propiedad o tienes un solo propietario, esta opción te permitirá centralizar tus gastos.
Por alojamiento (gasto por unidad): Aplica el valor registrado a cada uno de los alojamientos seleccionados. Úsala cuando necesites identificar el costo correspondiente a cada apartamento de manera individual.
Total (gasto por unidad): El valor registrado se distribuirá en partes iguales entre los alojamientos seleccionados. Esta opción es útil cuando deseas repartir el valor total de un gasto de forma equitativa entre varias unidades
🔸Importe bruto: El valor total del gasto, si tiene impuestos incluye el monto en el importe bruto.
🔸Impuesto %: Porcentaje (%) que se calcula sobre el importe bruto del gasto.
🔸Importe neto: Valor total del gasto antes de impuesto, este lo calculará Kunas en base al importe bruto y a el impuesto, no podrás diligenciarlo ni editarlo
🔸Valor impuesto: Valor total del impuesto, este lo calculará Kunas en base al importe bruto y a el impuesto, no podrás diligenciarlo ni editarlo
🔸Elegir Habitación o Alojamiento: Esta opción estará disponible para los tipo de monto por alojamiento y total. Selecciona aquí los alojamientos a los que se va a cargar el gasto
🔸Número del alojamiento: Selecciona los números internos de alojamiento que apliquen para el cargue del gasto.
🔸Método de Pago: Estas son las opciones disponibles: Dinero en efectivo, Tarjeta de crédito, Cuenta Bancaria, Check, otro.
🔸Gasto por: Es la categoría o centro de costo al que deseas vincular a ese gasto (Electricidad, Agua, Internet, administración, nómina, etc). Revisa las categorías que tenemos disponibles.
🔸Fecha de creación: Es la fecha a la que deseas relacionar se realizó el gasto. Puedes crear gastos de fechas pasadas o futuras.
🔸Notas: Campo de libre diligenciamiento para realizar aclaraciones.
🔸Imagen: Puedes adjuntar una imagen en formato .png o .jpeg. No esta disponible cargar otro tipo de formatos.
Guardar para crear el gasto
Campos del formulario para Gastos Recurrentes:
Los campos de este formulario son los mismos descritos anteriormente. La única diferencia es que encontrarás una opción adicional para configurar la frecuencia con la que se repetirá el gasto.
En Repetir, puedes elegir que el gasto se repita de forma indefinida o utilizar la opción Repetir veces si solo deseas programarlo por una cantidad específica de repeticiones.
Repetir cada: Día, mes, año. Si en el paso anterior usaste Repetir veces indica en el formulario la cantidad de veces que se repetirá.
Guardar para crear el gasto repetitivo
Paso 3. Consulta tus gastos.
En el módulo de gastos:
Consulta todos tus gastos creados para el periodo seleccionado desde la opción Gastos. En los gastos recurrentes solo encontrarás el gasto que genera la repetición si seleccionas la fecha en lo creaste por primera vez, de lo contrario no visualizarás información.
En el módulo de informes:
En esta sección encontrarás un reporte con una estructura diseñada para compartir con tus propietarios. Además, podrás exportarlo en formato de hoja de cálculo o PDF.
Ve a informes > todos los informes > gastos > personaliza los filtros > generar.
Los gastos también se asocian al los estados de cuenta del Reporte para propietarios", si no lo conoces aún, te sugerimos esta guía: ¿Cómo configurar y usar el reporte para propietarios?
¿Cómo modificar o eliminar gastos?
Elige el submódulo en el que necesitas editar el gasto. Recuerda que, si se trata de un gasto recurrente, los cambios no serán retroactivos. Los gastos ya generados a partir de este no se eliminarán ni modificarán; las actualizaciones solo aplicarán a futuros registros.
Selecciona el rango de fechas que deseas consultar. Si vas a modificar un gasto recurrente, te recomendamos incluir la fecha en la que lo creaste, que generalmente coincide con la fecha en la que debía comenzar a generarse. Utiliza un rango amplio para encontrarlo más fácilmente.
Por último, haz clic en el icono del la basura o del lápiz del gasto correspondiente y realiza las modificaciones necesarias. Si cambiaste fechas, valores, tipo de monto o alojamientos asociados, verifica en el estado de cuenta que la información se haya actualizado correctamente.
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