En Kunas PMS puedes crear usuarios con diferentes roles y permisos, según las funciones que desempeñen.
Contamos con 5 tipos de usuarios, cada uno con funcionalidades preconfiguradas. En la versión Web, la interfaz es la misma para todos los usuarios; sin embargo, en la App de Kunas, las opciones y módulos disponibles cambian según el tipo de usuario.
Estándar: Es el tipo de usuario general. Debes utilizarlo para usuarios con roles de front desk, reservas, contabilidad, administración de propiedades, entre otros.
SPA: Son los usuarios asignados al módulo de SPA (Servicios Para Alojamiento), encargados de prestar servicios dentro del hotel, como masajes, turcos, sauna, canchas deportivas, alquileres, entre otros.
Limpieza interna: Corresponde a los agentes encargados de las labores de limpieza.
Supervisor: Es el usuario encargado de supervisar a los agentes de limpieza.
Mantenimiento: Corresponde a los agentes encargados de las labores de mantenimiento.
Puedes crear usuarios con permisos personalizados por colaborador o puedes crear grupos de accesos para asignar el mismo grupo de permisos a varios usuarios. Si optarás por asignar permisos personalizados al usuario salta al paso 2.
Paso 1. Creación de un grupo de Usuarios
Ve a configuraciones > usuarios > grupos de acceso > agregar nuevo.
Asigna un nombre a tu grupo de acceso y comienza a configurar los permisos según corresponda.
Encontrarás diferentes opciones, como Ocultar, Acceso total, Ver solo, Ver e insertar o Personalizado, dependiendo del módulo. Algunos grupos de acceso comunes son:
Atención al cliente o Front Desk / Reservas
Administración
Limpieza
Propietario
Paso 2. Creación de usuarios
Desde el mismo módulo, en la categoría Usuarios, presiona “Agregar nuevo” para crear los usuarios. Puedes crear usuarios con o sin correo electrónico. La diferencia es la siguiente:
Con correo electrónico: el usuario deberá completar un proceso de confirmación y asignación de contraseña para poder iniciar sesión.
Sin correo electrónico: tú asignarás directamente el nombre de usuario y la contraseña. Más adelante podrás agregar un correo electrónico o cambiar la contraseña cuando lo necesites.
La segunda opción simplifica el proceso de acceso para el usuario, ya que elimina los pasos de confirmación y creación de contraseña.
Sugerencia: Para los propietarios, recomendamos crear usuarios sin correo electrónico. Esto facilita el proceso, especialmente porque algunos propietarios pueden no estar familiarizados con este tipo de herramientas tecnológicas.
Una vez hayas definido si crearás el usuario con o sin correo electrónico, asigna las propiedades, tipos o números de alojamiento y canales a los que tendrá acceso.
Luego, selecciona el tipo de usuario: General, SPA, Limpieza interna, Supervisor o Mantenimiento.
Por último, si aplica, selecciona el grupo de acceso. De lo contrario, asigna directamente los permisos al usuario en cada uno de los módulos.
Finaliza haciendo clic en Guardar para aplicar los cambios.
Paso 3. Validación usuario
Si creaste el usuario con correo electrónico, realiza este paso. De lo contrario, simplemente inicia sesión con el usuario y contraseña que asignaste.
Revisa la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Si no encuentras el mensaje, verifica también la carpeta de SPAM. Recibirás un correo de Kunas con las instrucciones para configurar y establecer tu contraseña.
Preguntas frecuentes
¿Cómo agregar nuevas propiedades / alojamientos a los usuarios ya creados?
Ve al módulo de usuarios y presiona en el lápiz del usuario a editar. En la lista de propiedades, tipos y números de alojamiento selecciona los nuevos accesos. También puedes activar la opción "Agregar nuevas opciones automáticamente" en la configuración del usuario si todo lo creado en Kunas debe visualizarlo.
¿Cómo puedo cambiar la contraseña de los usuarios que creo en mi cuenta?
Desde https://app.kunas.io/login o desde la App de Kunas, selecciona la opción “¿Contraseña olvidada?” y utiliza el enlace para restablecerla.
Si el usuario fue creado sin correo electrónico y aún no se ha registrado uno, puedes ingresar a la configuración del usuario y asignar una nueva contraseña en el campo Contraseña. Luego, presiona Guardar para aplicar el cambio.
Importante: Este cambio solo puede realizarse desde el usuario principal de la cuenta.
¿Cómo eliminar un usuario?
En el módulo de usuarios ubica el usuario a eliminar y presiona sobre la basura. Este cambio no puedes deshacerse.
Solución de problemas
El usuario que cree no puede ver las reservas en el calendario de Kunas.
Asegúrate de tener los canales de venta a los que el usuario tiene acceso seleccionados, de lo contrario no podrá visualizar la información.
No puedo ver los usuarios creados desde el módulo de usuarios.
Solo el usuario principal tendrá acceso a visualizar todos los usuarios creados dentro de su cuenta. Si no eres el usuario principal de la solo podrás visualizar los usuarios creados por ti (si tienes acceso a este módulo y antes los has creado).
Al iniciar sesión en mi usuario no puedo ver nada.
Esto sucede cuando no te han dado acceso a los distintos módulos y los permisos están en modo oculto. Contacta al titular de la cuenta para solicitar modifique tus permisos de usuario.